ZAMKLIN LAUNDRY SYARIAH

SOP UMUM ZAMKLIN LAUNDRY SYARIAH

SOP JAGA GILIR

Berlaku mulai 1 Maret

1. Total waktu jaga Zamklin adalah 14 jam dibagi dua orang menjadi 7 jam

2. Hafidz jaga dari jam 6-9, Anam 9-16, Hafidz lagi 16-20

3. Pembagian tugas (cuci, setrika) tidak ada perubahan, kecuali

4. Kebersihan dan kerapian dijaga masing-masing pada waktu jaganya, termasuk plastik, gelas, bekas kopi di meja, kotoran tikus dibawah meja, kabel-kabel dan lampu, dll

5. Jika ada pesanan minta kilat (misal datang pagi minta selesai sore), harus segera dilayani (cuci, setrika, dll) oleh siapapun yang sedang jaga.

6. Bagian menulis dan memasang nota+buku catatan+tag+melepas tag harus disiplin dan jelas, tidak boleh teledor. Setiap plastik ditulisi, tidak boleh malas dalam penulisan.

7. Pakaian, peralatan, dan barang-barang disimpan/diletakkan di tempat yang baik san semestinya

8. Tempat parkir jangan menutupi/menghalangi pintu masuk Laundry

9. Waktu istirahat hanya pada saat sholat. Tidak ada waktu tidur atau bermain saat kerja, kecuali "tugas tidak terikat" telah selesai.

10. Tugas tidak terikat termasuk marketing dan dekor dan dikerjakan setiap orang

SOP UMUM

1. Penerimaan

(Kasir menerima pakaian kotor dari pelanggan)

1. Terkait langkah-langkah penerimaan pakaian sampai pelanggan meninggalkan kasir

a. Meja kasir harus steril dari benda/kotoran yang mengganggu kekasiran, yang tidak berhubungan dengan kekasiran.

b. Pakaian kotor ditimbang, diberitahukan kepada pelanggan bahwa minimal laundry adalah 5 kilo, kalau kurang dari itu tetap dihitung 5 kilo. Jika pelanggan keberatan, bisa ditawari untuk mencampur pakaiannya dengan pakaian pelanggan lain, dengan adanya resiko tercampur.

c. Untuk pencucian tanpa penggolongan baju (baju putih, baju warna, baju mudah molor/luntur), diberitahukan kepada pelanggan bahwa resiko luntur/molor Zamklin tidak bertanggungjawab. Jika pelanggan meminta penggolongan baju, Zamklin bisa membantu memisah-misahkan dengan biaya tambahan 1rb rupiah. Pemisahan ini adalah tugas kasir.

d. Menulis nota rangkap tiga dan buku rekap dengan isian sebagai berikut:

i. Nama pelanggan

ii. Nomor telfon pelanggan

iii. Jenis cuci (CK, CM, dll)

iv. Berapa kilo

v. Harga total

vi. Catatan (apakah ada perlakuan khusus untuk cucian?)

vii. Catatan II (promo, diskon, bintang)

viii. Waktu perkiraan selesai (tanggal dan bulan)

e. Nota pertama diberikan kepada pelanggan

f. Nota kedua ditempel di kresek cucian

g. Nota terakhir dibiarkan di buku nota

h. Ramah tamah dengan pelanggan sampai pelanggan meninggalkan kasir

i. Pencatatan di buku rekap dan excel, bisa dilakukan oleh kasir atau sekretaris

2. Terkait kekasiran

a. Reseller terhitung sebagai kasir. Dengan tambahan kerja yaitu menghubungi pihak delivery ZAMKLIN untuk mengantar/menjemput pakaian, menjamin keamanan pakaian dari awal sampai kembali ke tangan pelanggan, dan menentukan promo, iklan, dan harga sendiri.

b. Kasir adalah ujung tombak dari Laundry, pelanggan menilai laundry ini dari kasirnya.

c. Kasir harus ramah. Apabila terdapat masalah yang mengganggunya dalam berbuat ramah kepada pelanggan, lebih baik kasir tersebut digantikan oleh orang lain untuk sementara waktu sampai dia dapat berbuat ramah kepada pelanggan

d. Kasir adalah orang yang memegang uang dari pelanggan pertama kali. Kasir haruslah jujur dan memiliki ketaqwaan dan ilmu agama yang mumpuni, sehingga dia amanah dalam melaksanakan tugasnya.

e. Apabila ada suatu permasalahan dengan pelanggan menyangkut laundry, kasir membantu menjembatani pelanggan dengan pihak manajemen. Dan juga bersama manajemen membantu pelanggan menemukan solusi permasalahannya.

2. Penimbangan

(Kasir menimbang berat pakaian kotor pelanggan)

1. Dalam penimbangan perlu diperhatikan hal-hal berikut:

a. Apabila pakaian dalam keadaan basah kuyup, tulis dalam nota untuk melakukan penimbangan sekali lagi setelah pakaian selesai dicuci dan dilipat

b. Pastikan penimbangan tidak salah. Perhatikan dimana jarum timbangan berada ketika tidak menimbang, kalau perlu ditera. Pakaian yang ditimbang jangan sampai menyandar kepada sesuatu selain timbangan

c. Masing-masing timbangan ada kapasitas maksimalnya, kalau lebih dari maksimal, penimbangannya menjadi tidak benar/tidak akurat. Jika ada sepaket pakaian yang melebihi kapasitas sebaiknya dibagi dalam kresek berbeda terlebih dahulu.

2. Terkait spesifikasi timbangan

a. Ada dua jenis timbangan, yaitu timbangan duduk dan timbangan gantung.

b. Sebaiknya kapasitas maksimal timbangan adalah 20 kilo, atau mendekati itu.

c. Sandaran timbangan harus kuat, menghindari jatuh dan kerusakan.

d. Pakai timbangan yang terbuat dari logam, bukan dari plastik

e. Hindarkan timbangan logam dari cairan yang menyebabkan karat

3. Pencatatan

(Kasir mencatat berat pakaian kotor pelanggan dan pakaian apa saja yang hendak dicuci)

1. Hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan:

a. Tulisan dapat dibaca orang lain

b. Kertas-kertas pencatat disimpan dengan baik, hindarkan dari hal-hal yang dapat merusak kertas.

c. Jangan menunda dalam pencatatan. Terutama kepada status pembayaran pelanggan (sudah/belum)

d. Kalau status pembayaran pelanggan sudah diisi (centang atau coretan), dianggap sudah membayar. Jika tidak ada isian, dianggap belum. Jika pakaian sudah diambil, dan tidak ada isian, dianggap sudah membayar tapi lupa mengisi.

e. Pencatatan dirangkap oleh sekretaris atau pihak manajemen ke dalam excel, termasuk data member dan promo-promo.

2. Penggolongan dan pembagian kerja dalam pencatatan

a. Pencatatan pertama dalam nota dan buku rekap dikerjakan oleh kasir, berisi:

i. Nama pelanggan

ii. Nomor telfon pelanggan

iii. Jenis cuci (CK, CM, dll)

iv. Berapa kilo

v. Harga total

vi. Catatan (apakah ada perlakuan khusus untuk cucian?)

vii. Catatan II (promo, diskon, bintang)

viii. Waktu perkiraan selesai (tanggal dan bulan)

b. Pencatatan kedua dalam excel dikerjakan oleh sekretaris, berisi:

i. Database pelanggan

ii. Database cucian

iii. Database keuangan harian

iv. Catatan harian (kritik, saran, informasi kerusakan, izin, dll)

c. Pencatatan ketiga dalam rekap bulanan/tahunan dikerjakan bersama oleh manajemen, berisi:

i. Database keuangan bulanan/tahunan

ii. Total kerugian/keuntungan

iii. Gaji karyawan

iv. Profit share manajemen dengan investor

4. Labeling

(Karyawan 1 memberikan label kepada setiap pakain pelanggan yang akan dicuci sesuai dengan inisial nama pelanggan)

1. Labeling untuk sementara menggunakan foto kamera atau video.

a. Foto tiap pakaian yang akan dicampur, atau salah satu dari dua kresek yang dicampur dalam mesin cuci. Supaya foto tidak hilang, bisa langsung dikirim ke chat Telegram.

b. Jangan pernah mencampur pakaian dalam dua kresek kecuali telah melakukan labeling.

c. Foto pada bagian pakaian yang unik, tidak mungkin sama antara pakaian satu dan yang lainnya. Misalnya pada bagian motif, struktur, sablon, atau merek.

d. Gunakan resolusi kamera yang baik, untuk menghindari buram.

e. Simpan foto tersebut setidaknya sampai 7 hari terhitung dari hari pemfotoan.

2. Labeling menggunakan alat labeling

3. Labeling pada hanger dilakukan oleh petugas pencuci dengan menggunakan kertas dan selotip, menggunakan tinta yang tidak mudah luntur, dan dijauhkan dari menyentuh pakaian untuk menghindari lunturnya tinta saat kehujanan.

5. Pemilahan

(Karyawan 1 memilah-milah pakaian berwarna terang dan pakaian berwarna gelap)

1. Pemilahan dilakukan apabila pelanggan mengizinkan hal tersebut

a. Kasir mengkonfirmasi hal tersebut dengan bertanya pada pelanggan:

i. Apakah perlu dipisah antara yang putih dan berwarna?

ii. Apakah perlu dipisah antara jenis pakaian berbeda (misal jins dengan cotton)

iii. Apakah ada pakaian yang mudah luntur atau mudah rusak karena mesin cuci?

iv. Jika pelanggan terburu-buru, pertanyaan tersebut dapat dikonfirmasi lewat sms atau dianggap pelanggan tidak perlu pemilahan.

6. Pencucian

(Karyawan 1 memasukkan pakaian yang sudah dipilah kedalam mesin cuci -pakaian terang dan pakaian gelap beda mesin-)

1. Minimal cucian yang sekali masuk mesin cuci adalah:

a. 5kg untuk cuci mamel

b. 4kg untuk cuci lainnya

c. Alasannya adalah, pemakaian listrik, sabun dan air sekali cuci adalah tetap, yaitu 7000 rupiah lebih. Oleh karena itu jangan sampai jumlah cucian sekali cuci kurang dari jumlah minimal. Jika ada pelanggan yang cuciannya kurang dari 4 atau 5 kg, harus ditunggu untuk dicampur dengan cucian pelanggan lainnya. Dengan syarat bahwa labeling dengan foto telah dilaksanakan, sehingga tidak membingungkan saat pemisahan pakaian pelanggan pasca cuci.

2. Petugas cuci memastikan bahwa semua prosedur telah dilaksanakan sebelum mencuci, terutama labeling foto, apabila pakaian pelanggan dicampur dalam pencucian. Hal yang perlu diperhatikan secara rinci:

a. Labeling foto

b. Labeling pada hanger

c. Pakaian yang sangat kotor sebaiknya dipisah dari lainnya dan dicuci dengan tangan

d. Pakaian yang kena najis anjing berbeda treatmentnya, oleh karena itu harus dikonsultasikan dengan pihak manajemen untuk prosedur pencucian

e. Apabila ada pakaian yang mudah luntur sebaiknya dipisah dan dicuci dengan tangan, ciri-ciri pakaian yang mudah luntur adalah warnanya sangat terang atau sebaliknya, sangat tipis.

f. Apabila ada pakaian yang mudah molor atau mudah rusak (misalnya benang-benangnya kelihatan, atau sablonnya seperti tidak menempel pada pakaian), sebaiknya dicuci dengan tangan.

g. Apabila banyak pakaian dalam sekali cuci yang mudah luntur, sebaiknya tidak menggunakan pemutih

h. Apabila banyak pakaian dalam sekali cuci yang mudah rusak, sebaiknya kecepatan putaran mesin cuci diturunan menjadi 500.

3. Terkait penjelasan teknis mesin cuci

a. Angka 850, 650, 500 menunjukkan kecepatan putaran. Semakin cepat putaran maka hasilnya semakin bersih, namun akibatnya pakaian bisa molor.

b. Angka 90, 60, 40 adalah suhu air. Suhu air digunakan sebagai pengganti softener. Untuk sementara tidak dapat digunakan, oleh karena itu lebih baik disetel ke cold, atau 30.

c. Ada tiga simbol, yang paling atas PREWASH, kemudian STANDAR, dan ketiga adalah QUICK. Itu adalah kecepatan penyucian. Prewash memakan waktu 2 jam atau lebih, sedangkan Quick antara 30-1 jam, dan standar berada diantara keduanya.

d. Simbol kotak dengan tanda "+" adalah tombol untuk menambah jumlah pembilasan. Jumlah pembilasan yang banyak memastikan bahwa tidak ada sabun yang tersisa, namun juga menambah beban air dan listrik.

e. Pada tombol yang memutar ada simbol cotton, syntetics, dan lain-lain, itu adalah settingan untuk penyucian yang dipisah-pisah antara jenis pakaian. Untuk sementara pakai yang cotton dulu.

f. Semua tombol yang dijelaskan sebelumnya diharapkan digunakan secara bijak dan sesuai dengan kebutuhan. Sehingga pakaian bersih, namun juga efisien biaya.

4. Terkait sabun, dan tambahan lainnya

a. Sabun bubuk telah ada sendok takarannya, tiap kali cuci cukup satu sendok saja (tidak sampai penuh satu sendok)

b. Sabun cair lebih pekat daripada sabun bubuk, oleh karenanya sendok takarannya berbeda, untuk sementara pakai gelas yang disediakan. Sekali cuci sabun cair sampai garis hitam pada gelas.

c. Pewangi, pemutih, dan softener semuanya berbentuk cair, ditakar sesuai takaran sabun cair.

5. Terkait prosedur cuci:

a. Pencucian sudah termasuk pensucian untuk najis mukhofafah dan mutawasithoh. Najis mugholadoh ada treatment khusus dan harus ditanyakan ke manajemen.

b. Dipastikan setiap kresek memiliki identitas yang jelas, sehingga meminimalisir kemungkinan tercampur tanpa labeling. Setiap kresek yang tidak ada identitasnya harap hubungi kasir untuk memastikan.

c. Pewangi dituang lebih dahulu. Tempat memasukkan pewangi ada di kiri tempat memasukkkan sabun.

d. Kemudian sabun. Tempat memasukkan sabun ada di tengah.

e. Kemudian softener (kalau ada). Apabila ada softener tidak perlu pakai pewangi. Namun cuci mamel harus pakai pewangi boleh pakai softener atau tidak.. Tempat memasukkan softener ada di kanan tempat memasukkkan sabun (disitu ada tulisannya SOFTENER).

f. Pemutih tetap digunakan, sebanyak takaran sabun cuci, dan dicampur pada tempat sabun cuci. Tetapi tidak digunakan apabila terdapat pakaian yang sekiranya dapat luntur.

g. Setelah itu baju dimasukkan satu persatu ke dalam mesin cuci. Hati-hati tercampur. Dan hati-hati apabila terdapat benda di dalam saku lebih baik dilaporkan dan diserahkan kasir.

h. Setelah itu disetting sesuai kebutuhan. Biasanya settingnya adalah: Cotton, cold/30, 850, QUICK, extra rinse.

i. Jangan memasukkan dengan berat lebih dari maksimal, karena mengurangi kemampuan mesin cuci untuk memutar, sehingga pencucian dan pembilasan jadi kurang bersih. Mesin cuci semuanya ada tulisannya yang menyebutkan berapa kilo maksimal yang bisa dia tampung.

j. Selesai mencuci untuk quick, antara 30-1 jam, standar 1-2 jam, prewash 2-3 jam. Jika sudah masuk waktu perkiraan selesainya monggo dicek. Jika sudah selesai segera dijemur biar tidak bau.

k. Mesin cuci yang pintunya di depan ada kuncinya, jadi tidak bisa dibuka kecuali telah selesai mencuci. Jadi hati-hatilah sebelum mulai mencuci. Dan, apabila lampu LOCK nya berkedip-kedip, kuncinya dapat dibuka dengan menekan gagang pintu dua kali.

l. Pastikan bahwa bak untuk menampung cucian pasca mencuci BERSIH, tidak ada kotoran. Sehingga cucian tidak kotor lagi karena menyentuh bak.

m. Jangan sampai cucian menyentuh tanah, oleh karena itu jangan terburu-buru dalam pemasangan hanger dan penjemuran.

n. Jika setelah mengeluarkan pakaian dari mesin cuci, kembalikan tombol2 seperti semula (di-off-kan) & pintu ditutup dg menekan gagang pintunya (bukan hanya didorong) agar tidak mudah rusak.

o. Apabila ada pipa saluran (air bersih/pembuangan) yang lepas, perlu sering dicek. Kalau lepas, maka diperbaiki. Jika sudah meluber airnya, di pel.

7. Pembilasan

(Karyawan 1 mengeluarkan pakaian yang sudah dicuci basah dan membilasnya di tempat pembilasan)

8. Pensucian

(Karyawan 1 mensucikan pakaian yang sudah dibilas)

9. Spinning

(karyawan 1 memasukkan kembali pakaian yang sudah disucikan kedalam mesin cuci untuk dispin)

10. Pengeringan

(Karyawan 1 mengeringkan pakaian dengan cara dijemur (paket standar) atau menggunakan pengering uap (paket kilat dan express)

11. Setrika

(Karyawan 2 menyetrika pakaian yang sudah kering dengan setrika uap)

1. Terkait langkah-langkah penyetrikaan

a. Karyawan dari pengeringan membawakan pakaian kepada karyawan penyetrika

b. Karyawan dari pengeringan memberikan instruksi secara jelas kepada karyawan penyetrika terkait pakaian.

i. Terkait pemisahan dan pencampuran pakaian (memisahkan dan mencampurkan mana milik pelanggan satu dan lainnya)

ii. Terkait catatan khusus seperti:

1. Bagian mana dari pakaian yang harus disetrika dengan hati-hati (misal kain mudah molor karena panas) dan bagian mana yang tidak boleh disetrika (misal bagian sablon, karena bagian sablon kadang rentan panas)

c. Karyawan penyetrika menyetrika pakaian sesuai instruksi

d. Karyawan penyetrika memisahkan dan mencampurkan pakaian sesuai instruksi sehingga siap untuk dilanjutkan pada fase pelipatan.

2. Terkait penyetrikaan

a. Setrikaan yang dikerjakan di kantor dan di rumah memiliki skema upah berbeda

b. Pastikan bahwa tidak ada bau plastik terbakar yang keluar dari setrika. Bila ada pada setrika kantor, segera kontak manajemen.

c. Pastikan bahwa bagian bawah setrika (besi panas) tidak terdapat kotoran. Bila ada, sebelum dinyalakan dibersihkan dulu dengan air bersih (tidak boleh pakai sabun) dan di lap.

d. Diharapkan karyawan penyetrika hati-hati dalam menyetrika jangan sampai kena besi panas.

e. Karyawan penyetrika menyediakan air minum di tempat yang dapat dijangkau oleh karyawan penyetrika. Karyawan penyetrika harus cukup minum supaya konsentrasinya baik.

f. Suhu setrika diusahakan sesuai dengan jenis pakaian (cotton, synthetics, dll) sehingga mengurangi potensi gosong/molor.

g. Jika ada pakaian yang gosong/cacat karena penyetrikaan, manajemen harus menyelidiki kesalahan terletak dimana, apakah karena kelalaian atau murni musibah. Jika karena kelalaian karyawan, karyawan tersebut mengganti sebagian dari biaya ganti rugi/perbaikan pakaian tersebut, dan setengahnya ditanggung manajemen. Jika murni musibah, seluruh biaya ganti rugi ditanggung manajemen dan investor.

3. Terkait spesifikasi setrika

a. Setrika uap sehingga meminimalisir kemungkinan gosong

b. Isolator kabel tebal dan panjang sehingga meminimalisir kemungkinan putus dan konslet.

12. Cabut label Melipat dan Packing

(Karyawan 2 mencabut label yang melekat di pakaian, melipat baju dengan rapi dan memberikan pewangi serta dibungkus dengan plastik)

1. Cabut label pada pakaian atau hanger. Dilakukan oleh petugas lipat atau setrika.

13. Displaying

(Karyawan 2 menaruh pakaian yang sudah selesai dipacking di tempat atau rak display)

1. Terkait display

a. Rak display harus kelihatan rapi. Tugas merapikan rak display dibebankan kepada petugas yang menaruh di tempat display

b. Pencahayaan cukup dan menghindari kelembaban untuk menghindari timbulnya jamur pada pakaian yang tidak dibungkus plastik

c. Pakaian yang sudah lebih dari 6 hari berada di rak display, harap dipindah tempatnya pada ruang penyimpanan yang lebih aman dari jamur dan kelembaban.

d. Petugas display wajib melapor kepada kasir, dan kasir kepada manajemen, apabila terdapat pakaian yang sudah lebih dari 6 hari berada di rak display.

e. Benda yang tidak berhubungan dengan fungsi rak display, petugas display berhak memindahkan dari rak display.

Kamis, 09 Maret 2017

SOP UMUM ZAMKLIN LAUNDRY SYARIAH

SOP UMUM ZAMKLIN LAUNDRY SYARIAH

SOP JAGA GILIR